Por qué está escrito así
La costumbre de empezar una solicitud explicando los antecedentes retrasa las aprobaciones. Si comienzas con "Tras la reunión trimestral y evaluar las propuestas del equipo...", el revisor tiene que leer hasta el final para saber qué debe autorizar, y si tiene prisa, lo pospondrá. Esta plantilla invierte el orden para priorizar la decisión.
En el apartado de tarea, se exige fijar en la primera frase "qué, por qué y para cuándo". Al obligar a incluir estos tres datos juntos, la IA coloca la conclusión al principio y deja el resto del texto solo como respaldo. Esto es exactamente lo que busca quien debe dar el visto bueno.
El apartado de formato impone un límite estricto de un solo párrafo breve. Sin este límite, la IA suele generar tres párrafos cuando los sistemas internos apenas muestran unas pocas líneas en vista previa. Además, pedir un asunto por separado ayuda a quienes priorizan revisiones directamente desde su bandeja de entrada.
El apartado de restricciones prohíbe frases de relleno habituales. Eliminar fórmulas de cortesía redundantes reduce el texto a la mitad, dejando únicamente los datos para decidir. Obligar a señalar con [Comprobar] los datos ausentes evita aprobar documentos con cifras incorrectas que obliguen a reiniciar el trámite.
¿Términos desconocidos? Consulta Aha AI: output-format, prompt
Comparado con un mal ejemplo
Escribe una justificación para aprobar un gasto
Reserva de casa rural para taller de octubre, depósito de 250 euros a pagar antes del viernes
El resultado será una frase genérica como: "Por medio de la presente, solicito la aprobación del desembolso para la reserva del taller con el fin de fomentar la integración del equipo, quedando a su disposición para cualquier duda". La fecha límite del viernes se pierde (lo que puede causar la cancelación de la reserva) y el importe queda enterrado al final. Además, sin un asunto definido, en la bandeja solo aparecerá "Informe de gastos".
Variaciones
Para reenviar un documento rechazado
Voy a reenviar un/a {{tipo de documento}} que fue rechazado previamente. En la primera frase de la justificación, indica claramente que es un reenvío y cómo se han solventado las observaciones anteriores; luego continúa con la solicitud original. No incluyas justificaciones defensivas y redacta un solo párrafo de máximo 300 caracteres.
""" {{contenido de solicitud}} """
Al reenviar, el evaluador recuerda el documento previo. Si no ve en la primera línea qué se ha corregido, tendrá que revisar todo desde cero.
Para avisar al aprobador por chat interno
He enviado un/a {{tipo de documento}} a aprobación. Escribe un mensaje breve para enviarle a mi responsable por chat interno (Slack/Teams). Máximo dos frases, tono profesional pero directo y natural. La primera frase debe mencionar la petición y la {{fecha límite}}, y la segunda debe indicar exactamente qué único dato clave debe revisar.
""" {{contenido de solicitud}} """
Muchas veces no se revisa la bandeja de solicitudes pero sí el chat. Se necesita una versión de dos frases que resuma el documento.
Notas por modelo
Aunque se pida un límite de 300 caracteres, la IA suele extenderse un poco más. Si el primer borrador queda largo, pide: "Elimina formalismos y reduce el texto estrictamente a menos de 50 palabras".
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Última actualización 2026-09-02 · ¿Has visto un error? Avísanos