稟議・申請時の申請理由作成

申請理由を背景から書き始める癖が、決裁を遅らせる原因になります。「前四半期のチーム合宿以降、メンバーの意見を集約した結果…」などから始まると、決裁者は何を承認すればいいのかを把握するために最後まで読まなければならず、忙しいときは後回しにされてしまいます。このプロンプトの目的は、その順番を逆転させることです。

課題の指示で「冒頭の1文に何を・なぜ・いつまでを含める」と指定しているのはそのためです。3要素を1文にまとめさせることで、AIは自然と結論ファーストで文章を組み立て、残りの文は補足根拠に徹するようになります。決裁者が確認したい本質もこの3点だけです。

形式では300字以内・1段落という上限を設定しています。長さを制限しないとAIは複数の段落に分けがちですが、承認画面のコメント欄は数行しか表示されないことが多いためです。件名を別に提案させるのは、一覧画面の件名だけで処理順を決める決裁者が多いためです。

制約では、ビジネスで無意識に使われがちな定型文を明示的に禁止しています。挨拶や重複する依頼文を削るだけで文字数は半減し、残りの半分すべてが判断材料になります。メモにない数値を[要確認]とさせることで、承認後に金額の齟齬が発覚して再申請になる事態を防ぎます。

これでは「チームワーク向上のための合宿開催に伴い、必要な予約金の支払いを申請いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」のような曖昧な文章になりがちです。「金曜日」という承認期限が抜け落ちて承認が1日遅れれば予約がキャンセルされ、金額も文末に埋もれて決裁者が添付ファイルをわざわざ開く羽目になります。件名も提案されないため、一覧では「支払伺い」としか表示されません。

「300字以内」と指定しても、400字近く出力されることがあります。初案が出た後に「挨拶や重複表現を削り、300字以内に収めてください」と再度指示すると、きれいに調整してくれます。