議事録からネクストアクション表を作成

このプロンプトの目的はシンプルです。長文から「やるべきこと」だけを抜き出して表に落とし込むことです。しかし、単に「まとめて」と頼むと、AIは会議全体の要約を始めたり、決定事項と単なる雑談を混同したりしてしまいます。そのため、各文がミスを防ぐための制御として機能しています。

第1段落の役割は「書記」です。書記は自分の意見を挟まず、記録に徹します。この一言により、AIが勝手な意見や提案を付け足すのを大幅に防ぐことができます。第2段落の文脈では、この表を誰がどんな目的で見るのかを伝えています。「各自何をすべきかを確認する」という目的を定義することで、AIが担当者欄を適当に放置するのを防ぎます。

タスク段落における「議論しただけで決定していない事項は除外」という指定が極めて重要です。議事録で最も起こりがちなノイズは、「次回話そう」と先送りにした議題がタスクとして混入することです。形式段落では列の順序まで指定し、空白の代わりに「未定」と書くよう指示しています。空欄があると、AIがそれらしい名前や日付を勝手に創作しやすくなるためです。

制約段落の「確認が必要な項目」は、AIが曖昧な内容を無理やり表に押し込まず、外に逃がすための安全弁です。最後に議事録を """ で囲んでいるのは、議事録内に「これはまとめないで」といった指示文のような表現が含まれていても、AIがデータと命令を明確に区別できるようにするためです。

このように指示すると、AIは「まとめる」を文章の要約と解釈してしまいます。その結果、会議の流れを文章でダラダラと書き連ねるだけになり、本当に必要な担当者や期限が文章の中に埋もれてしまいます。また、決定事項と検討段階の事項も混ざってしまうため、結局人間が手作業で精査し直すことになります。

表内で改行が必要な場合、ChatGPTやClaudeはMarkdown形式の表を綺麗に作成してくれますが、結果をExcelにそのまま貼り付けたい場合は「表をタブ区切りテキスト形式でも出力して」と追加指示すると便利です。