メール下書きの丁寧かつ明確な推敲

メールの添削を依頼する際によくある失敗は2つあります。1つはAIが存在しない勝手な前提や約束を付け足してしまうこと、もう1つは丁寧さを意識しすぎて何を依頼したいのかがぼやけてしまうことです。このプロンプトは、その2つを防ぐことに集中しています。

役割を「日本のビジネス慣習に精通したコーチ」に設定することで、英語圏のような結論から単刀直入に入る書き方ではなく、挨拶とクッション言葉を適切に挟む日本式のビジネスメールを作成させます。文脈で受取人と状況を伝えることで、敬語のレベルや謝罪のニュアンスが適切に調整されます。同じ下書きでも、相手が社内の上司か社外の取引先かによって表現が大きく変わるため、この2つの変数は必ず入力することをおすすめします。

課題の「勝手な内容の追加はせず」という指示は短いながらも重要です。これがないと、AIは「追加費用なしで対応いたします」といった余計な約束を親切心から付け足してしまうことがあります。形式で順序と文字数を指定することで、メールが必要以上に長くなるのを防ぎます。丁寧さを求めるとAIは長文で表現しようとする傾向がありますが、文字数制限がそれを抑えます。

制約の「何をいつまでに」は依頼メールの核心です。相手が返信時に聞き返さずに済むメールこそが良いメールです。下書きを """ で囲むのは、下書き内の文章がプロンプトへの指示だとAIに誤解されないようにするための工夫です。

受取人や状況が指定されていないため、AIは最も無難な表現を選びます。結果として「平素は格別のご高配を賜り…」といった定型句ばかりが並び、長く要点が曖昧なメールになりがちです。また、文字数制限がないため下書きの倍以上の長さに膨らんでしまうこともよくあります。