TPOに合わせた英文ビジネスメール作成

英文メールのプロンプトで単に「翻訳して」と頼むと、日本語の文章構造のまま単語だけが英語に置き換わって出力されます。日本語のビジネスメールは背景説明を先に書き、本題の依頼を最後に置きがちですが、英語圏の受信者は最初の段落に用件が見当たらないと後回しにしてしまいます。また、「お手数をおかけして申し訳ありません」といったへりくだり表現も、直訳すると何か重大な過失を犯したかのように伝わってしまいます。

そのため、最初の段落で役割を翻訳者ではなく「エディター」に指定しています。エディターであれば、文順を入れ替えたり不要な文を削ったりできます。この指定がないと、AIは原文に忠実であろうとするあまり不自然な表現を残してしまいます。2番目の段落の文脈で受取人と格式レベルを指定する理由も同様です。同じ依頼であっても、初めて連絡する相手と毎週やり取りする同僚とでは使われる表現がまったく異なります。

5番目の段落は自己検証のステップです。ビジネス英語メールの生成において最も危険なのは、下書きに存在しない日付や数量が勝手に追加されてしまうことです。英語だと作成者自身も気づきにくくなります。チェック項目を3点に絞り「最終版のみを表示する」と指示することで、思考プロセスを挟まず修正済みの完成形だけを出力させます。

下書きを """ で囲んでいるのは、下書き内の「ご確認をお願いします」といった文がAIへの指示として誤認されず、純粋な入力データとして処理されるようにするためです。変更点を日本語で3つ記載させることで、英語力に関わらず意図通りの調整が行われたか確認してから送信できるようにしています。

文章の順序が日本語のままであるため、最も重要な用件である「水曜日までの修正版の送付」が文末に埋もれてしまいます。謝罪表現もそのまま訳されるため、単なる確認依頼が謝罪メールのように受け取られかねず、相手がいつまでに何をすべきかが不明瞭で返信が遅れる原因になります。

英文の丁寧さやトーンはモデルによってブレがあります。硬すぎる場合は「もう少し自然で会話に近いトーンに修正して」、フランクすぎる場合は「初めて連絡する相手向けのフォーマルな表現に引き上げて」と追加で指示してください。