返信がない相手へのリマインドメール作成

返信催促メールのプロンプトで多くの人がやってしまうのは、前回のメールをそのまま貼り付け、冒頭に「ご確認いただけましたでしょうか？」と1行添えるだけのことです。しかし、相手が最初に返信できなかった理由は、メールが長すぎたか、何を答えればよいか曖昧だったからであることが大半です。同じ文面を再送しても、同じ理由で後回しにされます。このプロンプトは、元のメールを要約し、回答すべきポイントを1つに絞り込むことに焦点を当てています。

最初の段落の文脈にある「多忙で見落としている可能性が高い」という一文が、全体のトーンを決定づけます。この一言がないと、AIは遠回しなプレッシャーや不満が滲み出た表現を選びがちです。経過期間を変数で受け取る理由も同じです。3日と1ヶ月では使うべき言葉遣いが異なります。

タスク段落の「3行以内の要約」がこのプロンプトの核心です。返信がないときのメール作成をChatGPTに任せると、元の文面を無駄に丁寧かつ長文化してしまうケースが多いですが、必要なのはその正反対です。フォーマット段落で200字程度と3つの構成順を指定することで、要約 → 依頼 → 期限が一画面で把握できるようになります。

制約の段落では、催促と感じられる表現や余計な推測を封じ、代わりにYes/Noの選択肢を提示させます。選ぶだけで返せるメールは、返信率とスピードが劇的に上がります。前回のメールを """ で囲むのは、元のメール内にある「ご返信ください」などの文言がAIへの新しい指示として誤認識されるのを防ぐためです。貼り付ける文章が長くなるほど、この区切りが重要になります。

AIは元の文面をほぼそのまま残し、冒頭の挨拶と催促の定型句だけを付け足します。結果として最初より長くなったメールが完成し、相手は相変わらず何から手をつければいいかわかりません。返信の目安もないため、またしても「あとで処理するリスト」に回されます。3通目を送る頃には文面が険悪になり、関係性が悪化してしまいます。

元のメールを貼り付けると、AIが過去のメールの挨拶や署名までそのまま再現してしまうことがあります。出力が長くなった場合は、「前回の要約を2行に減らし、署名は省いてください」と続けて指示してください。