会議後の合意事項確認メール作成

口頭で終わった合意をテキストに残して認識をすり合わせる

なぜこう書くのか

本日{{ミーティング相手}}と打ち合わせを行いました。そこで話し合われた内容を整理し、確認メールを送りたいと考えています。相手とこちらの認識に相違がないか確認することがこのメールの目的です。

以下のメモをもとに確認メールを作成してください。「合意した事項」と「未決定の事項」を必ず明確に分け、メモの中でどちらか曖昧な項目は「未決定の事項」に含めてください。

件名（1行）と本文に分けて作成してください。本文は「挨拶と感謝（2行） → 本日合意した内容（箇条書き・番号付き） → 未決定・継続協議の事項（箇条書き・番号付き） → 次回日程のご案内 → 結びの言葉」の構成で、全体で400文字程度にまとめてください。次回の日程は{{次の日程}}です。

制約

メモにない約束や日付を勝手に追加しないでください。本文のどこかに「認識に相違がございましたらご指摘ください」といったニュアンスの文章を1回入れてください。過度な謝罪や誇張した感謝の表現は控えてください。

入力資料

会議メモ: """ {{合意内容}} """

打ち合わせ後のフォローアップメールを「よろしくお願いいたします」だけで済ませてしまうと、数週間後に「言った・言わない」の食い違いが発生しがちです。口頭でのやり取りはお互いに都合よく記憶されやすいためです。このプロンプトは、単に丁寧なメールを書くためのものではなく、合意したことと未決定の境界線をテキストで明確にし、相手に認識を確認してもらうためのツールです。

文脈の段落で「確認してもらうことが目的」と最初に明記しているのはそのためです。目的を伝えないと、AIはメールをただのお礼状と解釈し、肝心な未決定事項をあやふやにぼかしてしまいます。目的を1行添えるだけで、メールの機能が大きく変わります。

形式の段落で「合意したこと」と「未決定のこと」を分けたリストが、このメールの核となります。曖昧な項目を未定側に分類するよう指定しているのも意図的な設計です。確実でない項目を合意リストに入れて後から覆されるリスクに比べれば、未定として記載して相手から「それは確定した認識でした」と返信をもらうほうがはるかに安全です。

メモを """ で囲んでいるのは、メモ内の「契約書ドラフトは弊社から先に送る」などの記述がAIへの指示と誤認されず、参照データとしてのみ扱われるようにするためです。確認メールは走り書きのメモから作成することが多いため、明確に区切らないとメモのくだけた口調が本文に混ざり込んでしまいます。

用語が分からなければAha AIで: context-window, hallucination

悪い例との比較

よくある悪い例

今日の打ち合わせ内容をまとめてメールを作成して

(メモを貼り付け)

このように指示すると、挨拶で始まり「話し合われた内容を整理いたしました」と流れるような無難なメールが生成されます。合意事項と単に議論しただけの事項が1つの文章に混ざってしまい、後から見返しても何が決定事項だったのか判別できません。未決定の項目が完全に抜け落ちるか、「追って協議」のひと言で片付けられてしまうケースがほとんどです。

バリエーション

社内チーム間のミーティングで簡潔に済ませたい場合

{{ミーティング相手}}とのミーティング内容を、社内チャットツールで共有するための文章にまとめてください。

挨拶文は省き、「決定事項 / 保留・未決事項 / Next Action」の3つのブロックのみに分け、各項目は1行ずつ、全体で10行以内に収めてください。次回の日程（{{次の日程}}）は末尾に1行で記載してください。

""" {{合意内容}} """

社内での共有では、過剰な挨拶はノイズになります。形式的なやり取りを省き、要点となる3つのブロックのみを残しました。

相手が対応を先延ばしにしそうな気配がある場合

{{ミーティング相手}}宛ての確認メールを作成してください。本日話し合った内容のうち、相手側のタスクについて、それぞれいつまでに回答いただけるか期限を確認する一文を添えてください。

こちらが一方的に期限を指定するような高圧的な表現は避け、「◯日までにご連絡いただけますと、弊社のスケジュール調整がスムーズに進みます」のように理由を添えて丁寧に依頼してください。次回の日程は{{次の日程}}です。