会議のアジェンダ作成・事前共有

アジェンダなしで集まった会議は、大抵もう一度やり直すことになります。何を決めるための場なのか共通認識がないまま話が脱線し、終了間際に「では、また次回話しましょう」で終わってしまうからです。会議のアジェンダを事前に整理するプロンプトの役割は、単に見栄えの良い議題リストを作ることではなく、各議題に「今回何を決めるのか」を強制的に定義させることです。

最初の段落の役割は、単なる司会進行ではなく「短時間で終わらせる」ファシリテーターに設定しています。これにより、無駄な議題を増やすのではなく絞り込む方向に整理されます。文脈の段落に参加者と会議の長さを明記しているのは、同じ論点でも「4人で1時間」と「10人で30分」では議題の切り分け方が異なるためです。

課題の段落では、メモをそのまま転記することを禁止しています。「クーポンを配るかどうか」は単なる話題ですが、「クーポンの配布有無を決定する」と書くことで初めてアジェンダになります。形式の「今回決定すること」列はこの変換を強制する仕掛けであり、「扱わないこと」リストは会議の脱線を未然に防ぎます。制約の時間合計ルールは、アジェンダが8個も並んでしまうような詰め込みすぎの事故を防ぎます。

最後の「逆質問」の指定は、このプロンプトで最も価値のある部分です。会議資料の作成を丸投げすると、AIは空欄をそれらしい議題で勝手に埋めがちです。最初に3つの質問を投げかけさせることで、本来人間が判断すべき重要な論点が浮き彫りになります。

このように指示すると、メモの項目に番号を振っただけのリストが返ってきます。「クーポンの議論」「代理店の契約」といった話題の羅列にしかならないため、会議本番になっても何を決めればよいのか誰も分からないままです。時間配分もないため、最初の議題に40分を費やし、残りは次回へ持ち越しになってしまいます。

表の配分時間の合計を間違えて計算する場合があります。出力後に「各議題の配分時間を合計し、総時間を表の下に記載してください」と追加で指示すると確認がスムーズです。