長く続いたメールスレッドの経緯整理

20通以上続いたメールを貼り付けて「要約して」と頼むと、大抵は時系列のあらすじが返ってきます。誰がいつ何を言ったかは分かっても、「結局いま何が決まっていて、何が残っているのか」が見えてきません。メールスレッド整理で変えるべきはここです。必要なのはあらすじではなく「現在のステータス」です。

最初の段落の課題を「要約」ではなく「経緯整理」としているのは意図的です。要約は文字数を削る作業ですが、経緯整理は状態を明らかにすることなので、同じ資料を渡しても出力の質が変わります。整理の目的を指定することで、同じスレッドでも「メンバー共有用なら背景を残す」「返信準備用なら論点だけを絞る」といった使い分けが可能です。

2番目の段落では**手順（思考プロセス）**を指定しています。発言を1行ずつ抽出し、論点別にグループ化してから結論を出させることで、スレッドの途中で決定が覆されたようなケースも見落としにくくなります。特に、最後のメールだけを見て早合点するよくあるミスを防げます。フォーマットの指定で「合意したこと」と「まだ決まっていないこと」を分けているのも同じ理由です。混ざってしまうと読み手が結局精読する羽目になります。

制約の引用ルールはメール特有の課題への対策です。返信のたびに過去ログが丸ごと引用されるため、同じ文章が10回繰り返されるとAIはその内容を過大評価してしまいます。最後にスレッドを """ で囲むのは、メール文中の「この部分は無視してください」といった表現がAIへの指示ではなくデータとして認識されるようにするためです。

時系列でダラダラと並べた文章が返ってきます。結論がどこにあるか分からず、結局元のメールを読み直すことになりがちです。また、途中で撤回された古い合意がそのまま生きていたり、繰り返し引用された過去メールが何度もカウントされて、すでに終わった話が未解決の論点として挙がってきたりします。