他部署への業務依頼メール作成

なぜこう書くのか

役割

あなたは様々な部署と協働してきた実務経験15年のベテラン社員です。要件を簡潔にまとめつつ、相手が何をすべきか迷わない文章を書くプロです。

文脈

私は{{受信部署}}に業務協力を依頼しようとしています。この依頼が{{必要な理由}}です。相手にも自分の仕事があり、このメールを30秒程度で斜め読みします。

課題

以下の情報をもとに、協力依頼メールを作成してください。依頼内容は{{依頼内容}}で、{{期限}}までに必要です。相手がやるべきアクションを、動詞から始まる1文として冒頭に記載してください。

形式

形式は件名1行と本文3段落です。件名には依頼事項と期限の両方がひと目でわかるようにしてください。本文は「依頼内容1行 → 必要な理由と背景 → 期限と次のステップ」の順序で、全体で400文字以内にまとめてください。

制約

「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッション言葉は1回のみにとどめ、謝罪から文章を始めないでください。私が指示していない社内手続き、担当者名、承認ルートなどは勝手に捏造しないでください。文末には、こちら側で事前に準備・対応できるサポート事項を1行提案してください。

協力依頼メールのプロンプトで最もありがちな失敗は、丁寧さを意識しすぎて用件が埋もれてしまうことです。挨拶や前置きが何段落も続き、肝心の「何をいつまでに」が最後の行に書かれてしまうケースです。受信者はそこまで読まず、「後で確認しよう」と閉じてしまいます。このプロンプトは、依頼事項と期限を文頭に持ってくることに焦点を当てています。

最初の段落で役割を「様々な部署と協働してきたベテラン実務者」に設定した理由は、社内メールのトーンは社外顧客向けと異なるためです。この役割がないと、社内の同僚宛てなのに営業提案書のように過剰にかしこまった文章になってしまいます。2番目の段落の文脈には、相手が30秒しか読まないという条件を入れました。読まれる時間が指定されると、モデルは自発的に無駄な文章を削ぎ落とします。

課題の段落で「動詞から始まる1文」を求めている点が最大のポイントです。業務依頼メールにおいて相手が真っ先に知りたいのは「自分が手を動かす必要があるか」であり、名詞で終わる件名（例：「第3四半期精算の件」）ではその答えがわかりません。続く形式の段落では400文字という上限と3段落の構成を固定し、背景説明が先頭に出てこないよう制御しています。

最後の制約段落では2つのことを防いでいます。1つはクッション言葉の重複、もう1つは承認ルートや担当者名を勝手に捏造することです。「こちらで準備できるサポート」を1行添えるよう指示しているのは、相手の負担を減らす提案がある依頼のほうが、実際に返信が圧倒的に早くなるためです。

用語が分からなければAha AIで: role-prompting, output-format

悪い例との比較

よくある悪い例

財務部に資料を依頼するメールを丁寧に書いて

このように指示すると、時候の挨拶や過剰な前置きで埋め尽くされた丁寧すぎるメールが生成されます。どんな資料が必要で、どのような形式で、いつまでにもらいたいのかが抜けているため、相手から「具体的にどの資料でしょうか？」と聞き返されることになります。往復が1回増え、その間に丸一日が無駄になります。

バリエーション

一度依頼した案件を再リマインドするとき

{{受信部署}}へすでに一度依頼した件について、リマインド（再依頼）するメールを作成してください。依頼内容は{{依頼内容}}で、{{期限}}までに必要です。

前回の依頼を思い出してもらいつつ、催促のように感じさせないトーンで作成してください。相手が忘れていたと決めつけず、進捗状況を伺う文章を先に配置してください。文末には期限の調整が可能かどうかを尋ねる選択肢を1行添えてください。200文字以内です。

同じ依頼の2回目となるため、「なぜまだできていないのか」と責めるニュアンスを防ぎ、期限調整の選択肢を提示して相手が返信しやすいよう設計しました。

社内チャットで短く依頼するとき

{{受信部署}}の担当者宛てに、社内チャットツールで送信する短い依頼メッセージを作成してください。依頼内容は{{依頼内容}}、理由は{{必要な理由}}、期限は{{期限}}です。

挨拶1行を含めて3行以内で作成してください。1行目に依頼内容と期限をまとめて記載し、相手が「了解」または「○時までに対応可能」と即答できる形で締めくくってください。

チャットはメールよりも大幅に短くないと読まれません。段落構造をなくし、3行以内の制限と即答しやすい結びのみを残しました。

モデル別の注意

文字数制限は厳密に一致しないことがよくあります。初稿が長く出力された場合は、一から再生成させるよりも「依頼内容と期限はそのまま維持し、背景説明だけ半分に削って」と追加で指示したほうが早く仕上がります。