ミス発生時のお詫び・謝罪メール作成

お詫びメールのプロンプトで最もありがちな失敗は、「申し訳ございません」が何度も繰り返されるものの、結局何が起きて今後どうなるのかが分からない文章が出力されることです。謝罪の言葉を重ねることが誠意だと錯覚しがちですが、顧客が本当に知りたいのは事実関係と次の対応です。このプロンプトは謝罪の言葉を必要最小限に抑え、事実と対応策の記載スペースを確実に確保します。

第1段落で役割を「CS責任者」に設定したのは、謝罪文の視点をブレさせないためです。役割を指定しないと、AIは広報担当者のように当たり障りのない表現に逃げがちになり、文章は滑らかでも責任の所在（主語）が曖昧になります。タスク段落で指定した構成順序（事実 → 謝罪 → 対応 → 再発防止）は、AIが最も崩しやすい部分であるため明示的に固定しています。

制約の段落で重要なのは「[確認後に記載]」という逃げ道を用意した点です。補償や返金条件を与えずにメールを書かせると、AIは空欄をそれらしい文章で埋めてしまいます。お詫びメールに誤った補償の約束が含まれると、それ自体が二次トラブルに発展します。単に禁止するだけでなく、残すべき記号を指定することで、AIは素直にプレースホルダーを残すようになります。

最後の段落は、作成した文章をAI自身に自己検証させる仕組みです。3つのチェック項目はすべて前の段落の指示と連動しているため、初稿で抜け落ちた対応策や、無意識に混入した言い訳がこの段階で排除されます。発生した問題を """ で囲んでいるのは、顧客からの問い合わせ文などがプロンプトへの指示として誤認されるのを防ぐためです。

事実が1行しかないため、AIは障害の発生時間、影響範囲、復旧方法を勝手に想像して補ってしまいます。それをそのまま送信すると、顧客が実際に体験した被害と異なる内容を伝えることになり、事態が悪化します。また、対応計画が記載されていないため「再発防止に努めます」といった中身のない定型文で終わり、顧客に対して再発しない根拠を何一つ提示できません。