複数人の日程調整メール作成

日程調整メールのプロンプトが失敗する原因は、文章表現ではなく「問いかけの形」にあります。「いつがよろしいですか」と聞くと、複数人から重ならないバラバラの回答が返ってきて、再度調整メールを送る羽目になります。メール1通で終わらせるには、相手に余計な思考をさせないことが重要です。このプロンプトはその構造を強制します。

第2段落の課題がまさにそれです。「日程調整メールを書いて」ではなく、「候補ごとに可・不可のみを記載して返信すれば決まるように」と指示します。何を書くかではなく「相手にどのような行動を取らせるか」をタスクとして与えることで、AIが文章を選ぶ基準が明確になります。

形式で順序を指定している理由は、目的が後回しになるのを防ぐためです。日程調整メールは時候の挨拶から始まり、3段落目あたりでようやく本題に入るパターンがよくありますが、それでは多忙な相手が候補日時を見落としかねません。目的（1文）と所要時間を冒頭に置くことで、相手は参加の要否を即座に判断できます。

制約では3つの要素を防ぎます。1つ目はオープンクエスチョンの禁止、2つ目は勝手な創作の禁止です。候補日程を短く書くと、AIは会議室名やオンライン会議リンクを勝手に作りがちです。返信期限も同様で、空欄にするよう指定しないと適当な日付を埋めてしまいます。3つ目は例外処理です。全日程がNGだった場合の案内が1行ないと、その1人のために調整が振り出しに戻ります。候補日程を"""で囲んでいるのは、メモ内の記述が指示文として誤認識されるのを防ぐためです。

候補日時がないため、AIは「来週中でお手すきの日時をご教示いただけますと幸いです」といった文面を作成します。受信者ごとに異なる曜日を返してくるため、共通の空き時間を探すのにさらに数回のメール往復が発生します。また目的が書かれていないため、相手は自分が本当に参加すべき会議なのか判断できません。

日付や曜日の計算はモデルが誤ることがよくあります。「来週の火曜日」のような相対的な表現ではなく、候補日程には実際の日付を明記し、出力された曜日が正しいかどうか必ず一度確認してください。