連絡帳やおたよりの連絡文を簡潔に作成

連絡事項の書き方を一つ誤ると、翌朝同じ質問の電話や連絡帳への問い合わせが何件も寄せられることになります。その原因の多くは、情報が不足しているからではなく、持ち物や締切が文章の中に埋もれてしまっているからです。「金曜日は校外学習ですのでお弁当と水筒をご準備いただき、承諾書は月曜までにご提出ください」という文には1つの文に3つのタスクが含まれており、スマホ画面を流し読みする保護者はそのうち1つしか記憶に残りません。

このプロンプトの核となるのは、第3段落の例示です。「短く書いてください」という指示は人によって解釈が異なりますが、完成形の連絡文を1つ見せれば、見出しの形、中黒の位置、日付の書き方までその通りに再現されます。指示文を何行も書き足すより、優れた具体例を1つ示す方が結果を大きく左右します。学校や園で決まったフォーマットがある場合は、この例示部分を自校のものに差し替えるだけでそのまま使い続けられます。第1段落で読み手を「夜にスマートフォンでサッと目を通す保護者」と明確に定義しているのも同じ狙いです。読む状況が定まることで、文章の長さは自然と削ぎ落とされます。

課題の指示が「要約してください」ではなく「何をすべきかが分かるように」となっているのも意図的なものです。要約を指示すると行事の趣旨などの背景説明が残り、肝心の持ち物が省略されてしまうことがあります。形式における「項目4つ」「文字数制限」は画面スクロールなしで収まる分量を定めたもので、項目の先頭に見出しを付けることで保護者が自分に必要な行だけを選んで読めるようになります。

制約で「（要確認）」と表記させている理由は、メモで抜けている情報をAIが勝手に推測して埋めてしまうのを防ぐためです。給食の有無や下校時刻が書かれていないと、AIはそれらしく補完してしまいます。プレースホルダーとして残しておけば、教員は送信前にその部分だけを確認・修正できます。お願いの言葉を最後の1文に限定したことも小さな工夫ですが大きな効果があります。挨拶や依頼が最初に来ると、本当に必要な情報が後ろに追いやられてしまうためです。

このように雑に指示すると、たいてい「保護者の皆様へ。秋風が心地よい季節となりましたが…」といった時候の挨拶が冒頭に付き、持ち物が1つの長い文章の中に並べられてしまいます。文字数は無駄に増える一方、提出期限は文末に紛れて目立たなくなります。また、雨天時の対応など元のメモにない情報もAIが勝手に創作してしまうリスクがあります。