人事評価フィードバック文の作成

人事評価のプロンプトに適当なメモを渡して「評価コメントを書いて」と頼むと、大抵は2行ほどの褒め言葉と「今後のさらなる成長を期待しています」といった無難な結びが返ってきます。これでは受け取る側も不快感こそないものの、何を改善すべきかが分からず、半年後にまた同じ問題で評価を書くことになります。

そこでこのプロンプトでは、文章を作成する前に材料を整理するステップを設けています。事実、影響、推測を3つに分類し、推測を文面から除外するのは、評価において最もトラブルになりやすいのが「推測による決めつけ」だからです。「やる気がなさそうに見えた」といった主観は反論もしづらく、相手を深く傷つけます。推測をあらかじめリスト化して切り離しておくことで、面談時に確認するための質問材料として活用できます。

役割を単に評価を書くだけの人ではなく「直接面談で伝えてきたリーダー」と設定しているのは、相手の目の前で声に出して伝えられる文面になっているかを基準にするためです。制約にある「性格の決めつけ禁止」と「[具体例要確認] のプレースホルダー」はセットで機能します。相手の人格攻撃を防ぎつつ、根拠が薄い部分をAIが勝手に捏造するのを防止します。

観察メモを """ で囲んでいるのにも明確な理由があります。メモの中に「会議で反対意見をあまり出さない」といった断片的な記述が含まれていると、区切りがない場合、AIがそれを指示文と誤読して意図しない回答を生成する恐れがあるためです。評価文を作成する際は、指示と入力データの境界を明確にしておくことが重要です。

構成を「良かった点」「改善点」「最初の質問」の3つに固定しているのは、伝える順番が重要だからです。改善点ばかりでは単なる一方的な通告になり、褒め言葉だけでは成長につながりません。最後の2つの質問は、面談をリーダーの一方的な語りから始めないための仕掛けです。

「業務に誠実に取り組み、周囲との協調性も高い」といった、どのメンバーにも当てはまるようなテンプレート文章が出力されます。受け手は自分のこととして受け止めることができません。メモにあった納期遅延も「スケジュール管理にやや課題が見られた」程度に曖昧にぼかされてしまい、何をどう改善すべきかが残らない上、メモにない架空の成果数値が勝手に追加されることもあります。