試用期間の評価意見書を根拠付きで作成

曖昧な印象ではなく観察事例をもとに試用期間の評価をまとめる

なぜこう書くのか

あなたは{{担当の職務}}の試用期間評価意見書を何度もチェックし、差し戻してきた人事担当者です。根拠のない総評は後から何も説明できないことをよく知っています。

私は{{試用期間}}の間一緒に働いた{{担当の職務}}の試用期間中社員の評価意見書を作成しようとしています。以下は私がこれまでにメモしてきた具体的な出来事であり、良かった点と課題の両方が含まれています。

メモの内容を「業務遂行」「業務態度」「協調性」「成長スピード」の4項目に分類して整理してください。各項目には根拠となる具体的な出来事を1〜2個添え、そこから確認できたことを1文で記述してください。どの項目にも該当する出来事がない場合は空欄のまま「観察事例なし」と記載してください。

形式

形式は表と文章の両方で出力してください。まず表形式で「項目」「観察した出来事（時期を含む）」「確認できた強み・実績」「改善が必要な点」を整理し、その下に8文前後の総合意見を記述してください。最後に、本採用の可否を判断する前に私がさらに確認すべき事項を2〜3点挙げてください。

制約

メモにない出来事を勝手に創作しないでください。根拠が不十分な項目は無理に埋めず空欄にしてください。「真面目である」「責任感が強い」といった性格を決めつける表現は避け、いつ・何をしたかという事実ベースで記述してください。契約や法的判断に該当する文章は書かないでください。総合意見は結論を断定せず、根拠を要約するにとどめてください。

入力資料

観察事例: """ {{観察事例}} """

試用期間の評価意見書の作成を後回しにして締め切り直前に書くと、「真面目で問題なく適応している」といった抽象的な文章になりがちです。このような文章は、本採用にする時にも見送る時にも使えてしまうため、どちらの結果になっても本人に納得感のある説明ができません。数ヶ月後に「なぜそう判断したのか」と聞かれても、残っているのは曖昧な記憶だけです。

課題の指示により、総評ではなく具体的な事実（シーン）を求めます。4項目に分類して根拠を紐づけさせることで、根拠が不足している項目が自然と浮き彫りになります。「観察事例なし」を許容している点が重要です。空欄を認めないと、AIはそれらしい文章で埋めてしまい、それがそのまま事実であるかのように記録に残ってしまいます。

形式を表と文章に分けたのは、読み手によって必要な情報が異なるためです。表は人事部が根拠を確認するために参照し、総合意見は決裁ルートで読まれます。両者をひとまとめの文章にしてしまうと、具体的な根拠が文章の中に埋もれて消えてしまいます。役割を「意見書を差し戻してきた人事担当者」に設定したのも、「この文章の根拠は何か」を厳しく問いかける視点を持たせるためです。

制約で結論を断定させないことにも明確な理由があります。本採用かどうかの最終決定は人間が下すべきであり、AIが「本採用を推奨」などと書いてしまうと、その結論に引っ張られて十分な検討を省いてしまいかねません。観察事例を"""で囲んでいるのは、メモ内の断片的な記述が誤って指示として解釈されるのを防ぐためです。ChatGPTで試用期間の評価を作成する際、これらを守ることで客観的な根拠の整理に専念させることができます。最後に「さらに確認すべき事項」を出力させるのも同じ理由です。判断前に残された課題を可視化しておくことで、根拠が薄いまま結論を出してしまうリスクを防ぎます。

用語が分からなければAha AIで: hallucination, output-format

悪い例との比較

よくある悪い例

試用期間の評価意見書を書いて。3ヶ月働いて特に問題なかった。

「与えられた業務を真面目に遂行し、組織に円滑に適応している」といった誰にでも当てはまる定型文が出力されます。これでは本人へのフィードバックにも人事への根拠資料にも使えません。納期の遅れや手戻りといった実際の出来事が全く残らない一方で、実際にはなかった成果がそれらしく追加されてしまうリスクもあります。

バリエーション

課題や改善点を本人にフィードバックするとき

以下の{{試用期間}}の観察事例の中から課題となる出来事だけを抽出し、本人との面談で直接伝えるための文案を作成してください。「具体的な出来事」「それによって生じた影響」「次の3ヶ月で改善してほしい基準」の順に、それぞれ3文以内で記述してください。本人の性格を決めつけるような評価表現は避け、私がどのようなサポートを行うかも1行ずつ添えてください。

""" {{観察事例}} """

評価書に書く文章と、面談で口頭で伝える言葉は異なります。一方的な通告ではなく、次の目標基準を合意する場にするための指示文です。

試用期間の中間面談・中間チェックに前倒しで使うとき

{{担当の職務}}の試用期間社員と{{試用期間}}の半分が経過しました。以下の事例をもとに中間チェックシートを作成してください。「これまでに確認できたこと」「まだ確認できていないこと」「残りの期間で任せるべき業務」の3列で整理し、残り期間で何を見れば本採用の判断ができるかを具体的な観察ポイントとして記述してください。結論は出さないでください。