なぜなぜ分析で問題の根本原因を特定

ChatGPTでなぜなぜ分析を行う際によくある失敗は、最初の回答で止まってしまうことです。「なぜ返信が遅れたのか」と尋ねると「担当者が忙しかったから」と返ってきて、それらしく見えるためそこで検討が終わってしまいます。そして翌月も同じ問題が起きます。「忙しい」というのは単なる現象であって、原因ではないからです。

第3段落がその停止を防ぎます。段階を5つに固定し、各ステップが前の回答をそのまま受けて再び問うように指定しました。一気に「根本原因を特定して」と指示すると、AIは中間プロセスをスキップして結論らしい一文だけを出力してしまいます。途中の論理展開をすべて書き出させることで、どの段階でロジックが飛躍しているかを人間が確認できるようになります。

課題を「再発を防止したい」という目的とともに提示している点も重要です。目的が抜けていると、原因分析が事後報告書向けの単なる言い訳になりがちです。各ステップを「なぜ / 答え / 根拠」の3行に固定したのは、根拠の行がないと5段階の思考が単なる妄想の連鎖になってしまうためです。3行のうち根拠が空欄（推測）になっているステップがあれば、そこが「人間がさらにデータを集めるべき箇所」というシグナルになります。

最後の2つの制約が、このプロンプトの質を決定づけます。資料にない情報は「推測」と明記させてハルシネーション（でっち上げ）を排除し、属人的な責任追及を禁止して仕組みの深掘りを促します。根本原因分析が「誰のせいか」で終わってしまうと、改善できる仕組みが何も残りません。背景資料を """ で囲んでいるのは、資料内の文章がAIへの指示として誤認されるのを防ぐためです。

5行程度の回答は出力されますが、背景情報が与えられていないため、担当者の人数や兼務業務の存在を知らないまま一般的な議論で埋められてしまいます。「人手不足 → 採用が必要」といった、自社の実情と合わないありきたりな結論に至り、根拠がないためミーティングでの検証や反論もできません。「ログが残らない代理返信」のような、資料にしかない重要な手がかりは一切考慮されません。