丁寧なお祈りメール（不採用通知）の作成

不採用通知メールを書く際によくある失敗は、申し訳ない気持ちから長文になってしまうことです。理由を細かく書きすぎると、応募者に反論の余地を与え、「具体的にどの点が不足していたのか教えてほしい」という返信を招く原因になります。逆に短すぎて事務的すぎると、企業の印象が悪くなり、将来の採用活動にまで悪影響が残ります。このプロンプトはその絶妙なバランスを取るためのものです。

第1段落の文脈が文章の温度感を決定します。書類選考で不通過となった方と、最終面接まで進んだ方に同じメールを送るのは失礼にあたりますが、選考フェーズとトーンを指定することで、モデルが挨拶の重みや長さを適切に調整します。課題で個別の理由を書かないよう指定しているのは次の工夫です。理由を書かない代わりに、結果を冒頭に明確に配置して、読み手を迷わせないようにします。形式で3段落・350文字程度と指定することで、長さを制限しつつ構成順序を固定します。感謝の言葉が先に来てしまうと、応募者は2段落目まで読まないと結果がわかりません。

第4段落が具体例です。望ましい表現と避けるべき表現を対で示すことで、トーンを言葉だけで説明するよりも出力が格段に安定します。「丁寧に」とだけ指示すると、モデルは形式的で古めかしい公用文のような表現に偏りがちです。ChatGPTで不採用通知を作成する際に出力が毎回ブレる場合、大半はこの指定が抜けています。

制約は応募者を品評するような表現を防ぎます。「求める人物像に合致しない」という表現は、企業の都合を応募者の欠落のように言い換えたものになり、読み手の心に嫌な印象を残します。氏名や職種を角括弧で残すよう指定しているのは、複数名へ一括送信する際の名前入れ間違い事故を防ぐためです。

「貴殿の優れたご経歴にもかかわらず、当社の求める人物像と合致しなかったため、誠に残念ながら採用を見送らせていただくこととなりました」といった文面が出力されます。褒め言葉と拒絶が1文に混ざっているため応募者は理由を問い詰めたくなり、過剰なへりくだり表現が続いて冗長になります。選考フェーズも再応募の案内もないため、結局手作業で修正することになります。