簡潔な退職挨拶メールの作成

退職の挨拶メールでトラブルになりやすいポイントは決まっています。感情が前面に出すぎたり、特定の人物への言及が入ったり、退職理由が透けて見えたりすることです。このメールは全社員が受信して社内に残り、今後同じ業界で再び顔を合わせるかもしれない人々が読みます。そのため、このプロンプトでは扱う内容を「感謝」「引き継ぎ」「連絡先」の3点に絞り込んでいます。盛り込む内容をあらかじめ限定するほうが、不要な内容を1つずつ削るよりも確実です。

コンテキストの段落に「受信者の中には私をあまり知らない方も多くいる」と明記しているのには理由があります。この1行がないと、AIは親しい同僚へ向けた手紙のようなトーンで書いてしまいます。全社向けの一斉送信メールにおいて、そのような文面は多くの読み手に違和感を与えてしまいます。

制約条件はこのプロンプトで最も長い段落です。特定の人物だけを称賛しないという条件は名指しされなかった人が出る問題を防ぎ、未練を出さない条件は後から後悔するような文言を未然に排除します。常套句を具体的に挙げて禁止している点も重要です。単に「簡潔に書いて」と指示するだけでは、「至らぬ私をご指導いただき」といったお決まりの表現が1行目に出てきてしまいます。形式を8行以内と指定し、連絡先や担当者を角括弧の空欄にしておくよう指示しているのは、元の情報にない架空の人物名をでっち上げるのを防ぎつつ、送信前に埋めるべき箇所を分かりやすく残すためです。

最後の具体例の段落が全体のトーンを決定づけます。退職挨拶メールは長さよりも言葉のニュアンスの調整が難しいものです。完成形に近いメールを1つ例示することで、文の長さや感情の温度感、締めくくり方に至るまで一貫して適切なトーンを指定できます。

「至らぬ私を常に導いてくださった皆様に心より感謝申し上げます」で始まり、「第二の人生を応援してください」で締めくくられるような、どこかで見たようなありきたりなメールが出力されます。引き継ぎ情報が含まれていないため、翌週に業務を探す人が改めて連絡先を探し回ることになり、結果としてメールを受け取った側も次に何をすべきかが分かりません。