一目で伝わる社内告知文の作成

社内告知が読まれない・伝わらないパターンはほぼ共通しています。なぜこのような決定に至ったのかという背景から長々と説明し始め、肝心の施行日や申請手順が最後の段落に埋もれてしまうケースです。社内告知の作成で求められるのは、流麗な文章ではなく、一度読めば次に何をすべきかが即座に伝わる文章です。

第2段落の**コンテキスト（文脈）**がその役割を果たします。「30秒ほどで流し読みする」「最後までじっくり読まなくても」という指示を含めることで、AIは重要情報を後回しにしません。読み手が全社員なのか特定部署なのかも明示することで、対象範囲が曖昧になるのを防ぎます。

形式の指定では、項目の見出し名をあらかじめ定義しています。特に「対象者は誰か」を独立させることが重要です。この項目がないと、「自分は対象なのか」を確認する問い合わせが殺到します。「今すぐ対応いただくこと」を最後の項目に固定したのも同じ理由です。読んだ後に何もしなくてよい人と、再申請などの手続きが必要な人が明確に分かれるためです。段落ではなく箇条書きにする指示は流し読みを前提としたものであり、800字の制限は背景説明が長引くのを抑えます。

制約事項の「追ってご案内します」という指定は、未定の手続きをAIが勝手に捏造（ハルシネーション）するのを防ぐ仕組みです。最後に修正の余地を残しているのは、告知文は一発で完成するものではないからです。初案を受け取った後に「もっと柔らかいトーンで」と指示すれば、一方的な通達のように見えていた文面を角の立たない表現に整えられます。

対象者や施行日が抜けているため、AIは「社員の皆様へ」から始まる無難で通り一遍の告知文を作成してしまいます。会社側の事情を説明する段落が冒頭に長く続き、申請期限や既存の承認済み案件の扱いといった実務的な情報が抜け落ちたり、勝手に補合されたりします。結果として、告知を出した後に同じ質問に何度も回答することになり、訂正の再告知を出す事態にもつながります。