提案書を1枚に凝縮する要約作成

長い文書をそのまま入れて「要約して」と頼むと、すべての段落が中途半端に残ってしまいます。提案書の要約プロンプトが必要な理由はここにあります。決裁者に必要なのは、単に短縮された提案書ではなく、意思決定に必要な項目だけが残された別の文書です。原文の目次をなぞるだけの要約は、いくら短くても「で、何を決めればいいのか」という問いに答えられません。

そのため、第3段落で作業を2つのステップに分けています。まず必要な項目を抽出し、次にその項目だけを使って文章を作成させます。このように分けることで、2回目の文章作成時に原文の余計な記述を再び引っ張ってくるリスクを減らせます。抽出と作成を同時に指示すると、モデルは原文の流れをそのまま追う傾向があります。

文脈段落の「3分以上かかったら失敗」という制約は、文字数制限よりも強力に機能します。文字数だけを指定すると、モデルは文章をぎっしり詰め込んで文字数を合わせようとしますが、読了時間を基準に与えると文章自体を簡潔に書くようになります。{{読者の対象}}と{{希望する決定}}を明記することで、同じ提案書であっても予算承認用なのか進行可否判断用なのかによって整理のされ方が変わります。形式段落で項目の見出しをあらかじめ固定しているため、毎回異なるフォーマットになるのを防ぎ、複数の案件を並べて比較するのも容易になります。

制約段落の「原文に根拠なし」という表記ルールは、ChatGPT等で提案書を要約する際によくあるハルシネーション（もっともらしい嘘）を防ぎます。空欄ができると、モデルはそれらしい数値で埋めようとするためです。最後に原文を"""で囲んでいるのは、提案書内の「次の章では」といった文言がプロンプトへの指示として誤認されず、あくまで入力データとして扱われるようにするためです。

読者の対象も目的も指定されていないため、モデルは原文の目次をそのまま縮小します。背景と現状の解説が半分を占め、肝心のいくらかかるのか、何を決済すべきなのかは最後の1行で触れられる程度になってしまいます。分量の基準がないため「1枚」と言いながら画面2スクロール分に及んだり、原文ですでに削除された古いスケジュールが復活したりすることもあります。