自治体への要望・苦情文の作成

自治体への要望文でうまく伝わらない原因は、書き方を知らないからではなく、言いたいことが多すぎることが大半です。起きた出来事を時系列もバラバラに書き連ねてしまうと、担当者は「どこで何を確認すればよいのか」が分からず、ただ受理されて「検討します」という返答だけで終わってしまいます。このプロンプトは、感情的な訴えを行政が処理可能な情報へと変換します。

役割を担当部署の職員に設定している点がこのプロンプトの肝です。処理する側の視点に立つことで、必要な要素（場所、状態、時間帯、要望事項）が明確になります。逆に役割を指定しないと、AIは相談者の立場に寄り添いすぎて被害感情を強調した文章を作りがちです。それでは読まれても対応にはつながりません。

形式の4項目は、行政の問い合わせフォームの項目にそのまま当てはめやすい構成にしています。項目を分けることで、足りない情報が一目でわかるメリットもあります。「送信前に確認すべき事項」の3行は、提出直前のセルフチェック用です。

制約には2つの工夫があります。1つは情報の捏造防止です。元の文にない日時や番地が勝手に入ると、現場確認が空振りになり信頼を失います。もう1つは法律判断の禁止です。AIが勝手に条文や過料について自信満々に書いてしまうことがありますが、それをそのまま出すと本質がぼやけます。経験した出来事を """ で囲むことで、プロンプトの指示ではなく参照データとして読み込ませています。

このプロンプトは文章の整理までを行います。どの法律や条例が適用されるか、どこに通報すべきかは担当窓口が判断する領域です。確認事項に空欄が残っている場合は、送信前に必ず埋めてください。

場所と希望する対応を指定していないため、AIは「早急にご対応いただけますようお願いいたします」といった曖昧な結びの文章を作ってしまいます。担当者はどこを確認すればよいのか、何を求められているのかが分からず、対応が後回しになります。また「道路交通法違反であり罰則の対象です」といった文言を勝手に追加することもあり、根拠が不正確だと文章全体の信憑性が下がります。