出品者への返金依頼文の作成

返金依頼の文例を探している人が実際に直面している課題は、文章力ではなく「切り出し方」にあります。「恐縮ですが…」と過度にへりくだって始めると、相手側も「恐れ入りますが対応いたしかねます」と断りやすくなってしまいます。このプロンプトは、丁寧さを保ちつつも要求が曖昧にならない順序を固定します。

文脈で「購入先」を指定させるのは、同じ要求でもプラットフォームごとに有効な言い回しが異なるためです。モール出店者には注文番号と期限の提示が最優先であり、フリマなどの個人間取引では関係を悪化させない配慮が少し必要になります。「商品」と「問題の状況」を明記することで、AIが欠陥の内容を勝手に推測して埋めてしまうのを防ぎます。

課題において「希望する処理」を事前に決めておくことが最も重要です。これを指定しないと「ご確認をお願いします」といった曖昧な結びになり、出品者側から一部返金や再送など相手に都合のよい案を先に提示されてしまいます。返信期限を指定するのも同じ理由です。期限がないと、返答を先延ばしにされても相手にとって痛手にならないからです。

制約では、過度に卑屈な言い回し、感情的な非難、そしてハルシネーション（情報の捏造）という3つの失敗要因を同時に防ぎます。特に注文番号や金額を空欄にしておく指示は、実務上のミスを防ぎます。間違った番号が記載されていると、出品者の確認作業だけで余計に時間がかかるためです。返金の法的判断をさせないのも、そうした判断は専門窓口が行うべき領域だからです。

送信前に確認すべき点は2つだけです。[ ] の空欄が残っていないか、そして1文目を読んだだけで要求内容が伝わるか。出品者は長いメッセージの1行目を見て対応方針を決めることが多いからです。

希望する処理と期限が指定されていないため、AIは「どうすればよいかご相談です」といった曖昧なメッセージを作成してしまいます。出品者にとっては返答を後回しにしても問題ない問い合わせと受け取られ、数日後に「配送業者に連絡してください」とだけ返ってくるリスクが高まります。冒頭に余計な謝罪が入り、要求ではなくお願いのように見えてしまうのもよくある失敗です。