冠婚葬祭の連絡メッセージを用途別で作成

冠婚葬祭のメッセージを作るときに最もありがちな失敗は、「結婚祝いの文面を作って」のように状況だけを投げてしまうことです。そうするとAIは誰にでも送れる無難な文章を出力しますが、その無難さこそが問題になります。直属の上司に送る文面と久しぶりの友人に送る文面では、長さも言葉遣いも全く異なるべきなのに、関係性を知らないAIはその差を作り分けることができません。

そのため、最初の段落の文脈で関係性・慶弔の種類・出欠の可否をセットで指定します。特に出欠の可否は重要です。参列できない人のメッセージと参列する人のメッセージでは、最後の結びの文が根本から変わるからです。「参列できない」という事実をメッセージの中でどう角を立てずに伝えるかが、実質的にこのメッセージの完成度を左右します。

4番目の段落の例は、AIがどの程度の長さと温度感で書くべきかの基準を提示します。マナーサイト等で検索して出てくる例文は、形式張りすぎていたり、逆にフランクすぎたりすることが多いです。希望する文面を1つ実際に見せることで、トーンを言葉で説明するよりもはるかに素早く合わせることができます。

形式で3案を求める理由は、冠婚葬祭のメッセージは「書く」というより「選ぶ」作業だからです。各案に「こんなときにおすすめ」と添えられていれば、状況に合わせてその場ですぐに選んで送信できます。最後の段落の禁止事項はマナー違反やトラブルを防ぎます。お悔やみに感嘆符が入ってしまったり、存在しない名前が補われてしまったりするミスを防ぐための設計です。

相手との関係性が指定されていないため、AIは最も安全な最大級のフォーマル度で作成します。結果として社長に送るような堅苦しい長文になり、同じチームの同僚に送ると不自然で距離感が生まれてしまいます。出欠も分からないため「近日中に伺います」といった文が混ざり、参列できない状況ではそのまま使えない文面になってしまいます。

チャットやSMSでは、改行が多すぎると複数通に分かれて送信されたり読みづらくなったりすることがあります。生成された文章が長い場合は、「改行を減らして1段落にまとめて」と追加で指示してください。