連休中の勤務・当番体制の社内案内

連休の勤務案内で最もよくある失敗は、休業日程だけを記載してしまうことです。休みの日だけ大きく書いてあり、いざ連休中にサーバーが落ちたり配送の問い合わせが殺到したりした際、誰に連絡すべきかがどこにも書かれていません。このプロンプトは、案内の半分を連絡体制の周知に割くように設計されています。

第1段落の文脈で読み手を2タイプに分類したのがポイントです。「休みの日程だけ知りたい人」と「緊急連絡先を探している人」の両方を提示することで、AIはどちらの読者もスクロールせずに必要な行を見つけられるレイアウトを組み立てます。課題段落で連休期間を本文に明記することで、件名と本文で日付が食い違うミスを防ぎます。

形式段落で「連休中も稼働するもの」と「連休明けに順延するもの」を分けた理由は、ここが曖昧だと顧客が発注したまま対応を待ち続けてしまうトラブルが発生するためです。GWでも夏季休業・年末年始でも、項目名を調整するだけでそのまま使えます。

制約段落はハルシネーション（勝手な創作）を防ぎます。連休の案内は部署名や連絡手段を間違えると即座に事故につながりますが、AIは空欄をもっともらしく埋めようとする傾向があります。そのため、存在しない情報を捏造させず [連絡先] や「追ってご案内」という空欄をあらかじめ指定しています。電話番号を空欄にさせるのは、数字が1文字違うだけで連休中に誰とも連絡がつかなくなるためです。案内文の後に確認事項を出力させるのも同じ理由で、情報不足で曖昧な点を無理に本文に入れず、外に出して確認を促す仕掛けです。資料を """ で囲んでいるのは、メモ内の文章が指示として誤認されるのを防ぐためです。

休業日しか伝えていないため、案内文も休業日の羅列だけで終わってしまいます。カスタマーサポートが縮小営業すること、物流が止まること、障害対応の当番がいることなどの重要な運用情報がすべて抜け落ちます。さらにAIは空欄を埋めようとして「緊急連絡先：各部署の担当者」のような実体のない文章を勝手に作成してしまいます。