年末調整の書類提出案内文の作成

年末調整の案内文をAIに任せる際、最も危険なのはAIに税制自体の説明をさせてしまうことです。控除要件や上限額は年度ごとに改定されますが、AIは前年の基準をもとに自信満々に解説しがちです。社員がそれを信じて書類を準備し、再提出などの手戻りが発生した場合、案内を出した側の責任になります。そのため、このプロンプトでは制度解説をさせず、自社で実際に行う手順のみを整理・伝達させる構成にしています。

第1段落の背景で閲覧シチュエーションを伝えています。「ざっと流し読みされ、後で再確認される」という前提を示すことで、AIは冗長な文章を避け、検索しやすい箇条書きの構造を選択します。タスク段落では、期日と問い合わせ先を本文内に明確に固定します。この2点が抜けた案内は、確実に問い合わせの殺到を招きます。

形式段落で項目の順序まで指定しているのは、指示がないと出力のフォーマットが毎回ブレてしまうためです。「対象者のみ必要な書類」を別項目に分けたのは、中途入社者など一部の人だけに該当する書類が全体の案内と混ざり、不要な混乱を生むのを防ぐ工夫です。

制約段落には3重のガードを設けています。「税法説明の禁止」「未記載の書類・例外を勝手に捏造しないこと」「不明な場合の逃げ道の用意」です。禁止事項だけを設定するとAIは隙間を埋めようと創作してしまうため、「国税庁の案内を確認してください」という代替フレーズをあらかじめ指定しています。最後にインプットを"""で囲むことで、メモ書きが指示文として誤認識されるのを防ぎます。

会社固有の手順を与えていないため、AIは一般的な総論で文字数を埋めてしまいます。どこかで見たような控除項目の解説が大半を占め、実際に提出すべきシステム名や「今年度から紙提出廃止」といった自社ルールの変更点が抜け落ちます。結果として社員が総務に再質問する羽目になります。

控除対象などの税法ルールを質問すると、モデルごとの学習データ時点の違いによって誤った回答を出力するリスクがあります。案内文には社内の手続きのみを記載し、制度内容については国税庁公式ページのリンクを案内するのが最も安全です。