振り返りメモをKPTで整理する

振り返りの整理をAIにそのまま頼むと、単なる「反省文」が返ってきがちです。「コミュニケーションが不足していました」「スケジュール管理に課題が残りました」といった抽象的な文言ばかりが並び、肝心の「次のプロジェクトで何を変えるのか」が何も残らなくなります。このプロンプトは、メモに書かれた事実だけを3つの枠に落とし込み、余計なノイズを削ぎ落とす設計になっています。

課題の指示で「言及数」を数えさせているのが1つ目のポイントです。振り返りメモには、声の大きい1人の不満と、5人全員が直面した深刻な課題が同列で混ざっています。数値化されることで、会議で何から優先して話し合うべきかが一目で分かります。

形式の指示では、Keep・Problemを表形式、Tryをリスト形式に分けています。Tryだけ形式を変えているのには理由があります。「何を変えるか・いつから・誰が決めるか」を埋めさせることで、「次はもっと連携しよう」といった具体性のないスローガンを排除し、即アクションに移せる文言へ変換するためです。「根拠となったメモ（1行抜粋）」の列も同様に機能します。原文がすぐ横にあれば、AIによる要約の誇張やズレがないかを即座に確認できます。

制約の指示では、個人名を職種に変えさせ、感情表現から事実のみを抽出させています。振り返りが個人攻撃や評価シートのように見え始めると、次回以降誰も本音を書かなくなるからです。最後にメモを """ で囲んでいるのは、メモ内に「これは除外して」といった指示めいた文言が含まれていても、AIがプロンプトへの命令ではなく入力データとして正しく解釈できるようにするためです。

このように曖昧に頼むと、メモをただ滑らかな文章に整えただけの要約が返ってきます。良かった点と課題が1つの文章に混ざり合い、複数人が指摘した重大な問題も、1人だけがぼやいた意見も同じ扱いで並んでしまいます。メモに書かれていない原因まで勝手に補完されてしまうこともあります。次の具体的なアクション（Try）が定まらないため、保存されたまま二度と見返されないドキュメントになってしまいます。

振り返りメモに実名が含まれている場合、出力結果にもそのまま残ってしまうことがあります。貼り付ける前にあらかじめ職種やイニシャルへ置き換えておくと最も確実です。