チームの業務分担表の作成

業務分担表を作ろうとするとき、多くの人がまずメンバーの名前を書き出し、その下に担当業務を埋めていこうとします。そうすると、すでに誰かが抱えている業務はきれいに整理されますが、「誰もやっておらず後回しにされていた仕事」は表からもそのまま消えてしまいます。分担表を新しくしても、同じ宙に浮いたタスクが残り続けるのはこれが原因です。

そのため、このプロンプトでは人を割り当てるのを3番目のステップに設定しています。業務を実行単位に分解し、性質ごとに分類した後に担当を決めることで、名前の入っていない空白のセルがひと目でわかるようになります。4番目のステップで空白の業務と重複業務を個別に抽出させているのも同じ目的です。業務分担表の真価は、埋まったセルではなく空いているセルにあります。

タスクをこのように手順立てて指示しないと、AIはすぐに「K主任：広告、L社員：コンテンツ」といった単純な要約表を出力してしまいます。見た目はすっきりしていても、精算業務や外注管理といった狭間の仕事がごっそり抜け落ちてしまいます。形式で表を2つに分けたのは、割り振りの結果と負荷の偏りを1画面で比較できるようにするためであり、「週あたりの予想時間」という列を設けることで「特定の人の仕事が多すぎる」という感覚を具体的な数値に変換します。

チーム構成と業務一覧をそれぞれ """ で区切っているのにも理由があります。2つの情報をそのまま続けて書くと、AIはどこまでがメンバー情報でどこからが業務なのかを混同し、不自然に混ぜてしまうことがあります。役割分担をAIに整理させるときは、情報ごとにラベルをつけて囲むのが安全です。

最後の段落で性格や適性による割り当てを禁止しているのは、分担表の作成がメンバー個人の主観的な評価に発展するのを防ぐためです。「几帳面そうだから精算を担当させよう」といった記述は根拠がなく、本人も納得しづらいものです。代わりに「漏れの可能性あり」の表示を認めることで、一覧にないが必要そうなタスクを勝手な創作ではなく、確認すべき検討事項として提示させています。

メンバーの名前の横に、現在やっている仕事をそのまま書き写しただけの表が出力されます。すでに把握している内容を並べ替えたに過ぎず、分担表を作る意味がありません。誰も担当していなかった精算や問い合わせ対応は今回も表から漏れ落ちます。また、業務量が特定の1人に集中していても可視化されず、そのまま確定してしまいます。