タメ口メモを丁寧な社内敬語に推敲

急いで書いたメモをそのまま送るわけにはいかず文体だけを変えたいのに、「敬語に直して」とだけ指示すると、出力が原文の2倍に長くなってしまいがちです。敬語変換プロンプトで実際に難しいのは丁寧さそのものではなく、「どの程度まで敬語にするか」の加減です。AIは丁寧さを求められると安全側に倒しすぎてしまい、社内チャットには不自然なほど堅苦しい文章を作ってしまいます。

そこで4番目の段落に例を2行入れました。「適度に丁寧に」という基準は人によって異なりますが、修正前と修正後を並べて示すことで、求めているトーンが一発で伝わります。10個の形容詞で説明するより2行の例示のほうが正確です。例を書き換えれば出力のトーンもそのまま変わるため、チーム内で実際に使われている文章2つに差し替えて使うのがおすすめです。

制約の段落では、AIがよくやりがちな3つのミスを具体名で防いでいます。過度な敬語語尾、余計なクッション言葉、そして原文にない謝罪です。特に謝罪や時候の挨拶は、短い報告を長文の手紙に変えてしまう主原因です。禁止リストに具体的な表現を書いておくことで、AIが避けるべきものを迷わなくなります。敬語への修正を依頼する際、「短く」とだけ付け加えてもなかなか守られません。

受取人の役職を文脈として指定したのは、後輩宛てと代表宛てでは敬語の基準が異なるためです。最後に下書きを"""で囲んだ理由は、メモ内の「急ぎの件があれば先に教えて」といった文がAIへの指示として誤読されず、修正対象のデータとしてのみ扱われるようにするためです。

出力結果は「お疲れ様です。いつも大変お世話になっております」から始まり、余計な謝罪が1行追加され、もともと4文だったメモが8文に膨らんでしまいます。上司へのチャットメッセージとしては不自然で、結局手作業で削ることになります。敬語のレベルを指定しないと、AIは常に最もフォーマルなトーンを選びます。

同じ下書きを何度も実行すると、回ごとに敬語のレベルが微妙にぶれることがあります。複数の文書でトーンを揃えたい場合は、同一スレッド内で続けて依頼し、2回目以降は「先ほどと同じ文体で」と書き添えてください。